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Quizá tu CRM es demasiado complejo para serle útil a tu equipo

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Quizá tu CRM es demasiado complejo para serle útil a tu equipo

17/12/2017

Sabemos que quieres mejorar la productividad de tu equipo comercial y que, aun teniendo claro el significado de las siglas, sigues sin sabes exactamente cómo sacarle partido. Entendemos que puede ser frustrante tener un sistema CRM con grandes características pero que no utilizas ni la mitad de las herramientas.

Seamos sinceros, tu equipo no está motivado con el software y quizás hasta te planteas dejar de utilizarlo.

En este post queremos ir por lo sano y explicarte cómo puedes aprovechar al máximo las utilidades que te permiten un CRM.

¿Por qué necesito un CRM?

Un CRM es un gestor de relaciones compuesto por un conjunto de programas de software que permiten a las empresas comunicarse con sus clientes potenciales y actuales. Se traduce a un software que permite realizar un seguimiento detallado de la información relacional que tenemos con los clientes.

Las posibilidades de cada software son muchas, entre las que tenemos el seguimiento de correos electrónicos, llamadas, programación de citas, registro de servicio al cliente, o correos electrónicos personalizados.

Un CRM te permite realizar acciones de marketing relacional y centralizar tus comunicaciones con oportunidades de venta y clientes.

Si en tu equipo de ventas falta fluidez de comunicación y se desbordan con la gestión de clientes, es hora de implementar un CRM.

 

Señales que tu CRM es demasiado complejo

Vamos a enumerar siete razones por las cuales tienes que plantearte si necesitas una opción más básica de CRM.

1. Demasiadas funcionalidades sin usar

Esta puede ser una de las señales más comunes. Es como tener un coche 4x4 en la ciudad; gasta mucha gasolina, es muy grande y no utilizas ni la mitad de la potencia.

Según Salesforce, uno de los CRM más populares, aproximadamente un 72% de los usuarios de CRM opinan que cambiarían la complejidad funcional por un software más simple de utilizar.

Tener un número sustancioso de aplicaciones no siempre es lo mejor. Muchas veces realizamos procesos más sencillos y nos damos cuenta que no necesitamos todos los adornos de procesos enrevesados.

La usabilidad y la sencillez son tus mejores amigas para estos casos. Es cierto que un equipo joven tiene mejor aceptación hacia la tecnología pero lo importante es enfocarte en tus objetivos de ventas y en obtener un mejor retorno de la inversión.

2 Instalación y configuración inicial complicada y larga

Un buen CRM no debería tomar tanto tiempo inicial para ser comprendido. Por lo que si tu equipo y tu son nuevos con el uso del CRM es normal que la curva de aprendizaje tome su tiempo. Pero si ya tienes experiencia y la configuración te resulta pesada, es posible que no sea el software indicado.

3 No automatizas procesos

Si utilizas un CRM y no realizas procesos de automatización, algo está fallando. Por ejemplo, ¿estás ingresando manualmente los registros de llamadas? Esto es un indicador de un proceso que ralentiza las cosas. Reingresar información es una señal de no utilizar los flujos de trabajo de tu CRM.

Investiga sobre las distintas posibilidades de automatización que te puede ofrecer tu software y sincroniza aplicaciones con IFTTT o Zapier.

4 Rastreo e ingreso de datos irrelevantes

Puede que el cumpleaños de tu cliente no sea relevante (o sí), lo cierto es que tu equipo pierde el tiempo ingresando muchos datos. Algunas veces tenemos datos que son escenciales para una gestión exitosa de clientes potenciales, pero para otros clientes pueden no tener valor para cumplir nuestras metas.

Enfócate en determinar cuáles son los puntos cruciales y corta el exceso de registro de datos.

5 Dificultades para que tu equipo acepte el nuevo software

Es posible que tu equipo no esté del todo motivado para respaldar la decisión de implementar un CRM. Esto es bastante normal y hasta en cierto punto inevitable. Pero si el departamento comercial está retrocediendo en vez de avanzar una vez implementado el CRM, entonces estamos ante un problema.

Además, el software CRM tiene que permitirte una comunicación constante entre marketing y ventas. Por ejemplo, HubSpot es un software que te permite una fácil contribución entre ambos departamentos.

6 Tu equipo de ventas no está enfocado en las ventas

Es decir, si se invierte más tiempo en la gestión del software, en la entrada de datos, en buscar información y en resolver problemas de inicio de sesión, entonces la configuración de tu CRM es demasiado complicada.

7 Tu equipo no consigue lo que está buscando

Demasiada información, complejidad de la plataforma para usar o requerir demasiados clics puede retrasar y frustrar a los comerciales.

Una infraestructura de datos poco útil o demasiada burocracia en los trámites de la empresa puede ser la razón de estos retrasos. Escucha a tu equipo comercial y llega a un consenso sobre las herramientas que necesitan para mejorar en su trabajo. Una buena técnica para aplicar es la creación de contenido para vender más.

El objetivo de un CRM es el ahorro de tiempo y aumentar la efectividad de ventas. Si el software no permite cumplir este objetivo y tu equipo está frustrado, entonces no es buena correcta su implementación.

 

Cuándo funciona un CRM correctamente en tu empresa

Cuatro señales te dirán que vas por buen camino.

  1. Acceso fácil a la información para tu equipo de ventas
  2. Mejor alineación de ventas y marketing
  3. Permite que el equipo de ventas priorice a quien llamar primero
  4. Los informes de ciclo cerrado mejoran las campañas de marketing.

 

Cuándo no necesitas un sistema CRM

Si tu crecimiento no es muy agresivo y tu flujo de oportunidades de venta es bajo, es posible que no necesites un CRM y que con una hoja de cálculo puedas hacer seguimiento de las interacciones con los clientes.

Si eres una startup lo más seguro es que tu estrategia de escalabilidad sea agresiva, por lo que necesites opciones gratuitas para poder llevar un seguimiento correcto de tus clientes potenciales.

En definitiva, un CRM es un modelo de gestión y de estrategia de una empresa que permite trabajar sobre el conocimiento de los clientes. Es un software que te permitirá comprender a tu mercado, fidelizar a clientes y desarrollar tu estrategia de negocio.

 

IMG: Freepik

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