Plan de ventas: ejemplo, cómo crearlo y resultados en empresas reales

1. ¿Qué es un plan de ventas?

Cuando hablamos de un plan de ventas, nos referimos al documento clave y de referencia para todo equipo comercial. El análisis que hagamos en él, las acciones que planteemos y los KPIs que establezcamos en él, influirán en la trayectoria de nuestro próximo ciclo de ventas. ¡De ahí su gran importancia!

Un ejemplo de plan de ventas, para que puedas visualizarlo mejor, sería un dosier con apartados enfocados al análisis de tus ventas actuales, el estudio de nuevas oportunidades de mejora y la optimización de tu proceso comercial. Una serie de acciones bien definidas para tu equipo comercial. En definitiva, un plan de ventas es una hoja de ruta comercial con las claves y próximos movimientos necesarios para alcanzar metas y objetivos previamente fijados.

2. ¿Porqué necesitas un plan de ventas?

Imagina que queremos correr un maratón dentro de un año, pero hace más de diez que no hacemos deporte. Pensamos que, cuando tengamos un hueco y nos sintamos con ánimos, entrenaremos. Lo más probable es que llegue el día de la competición y no estemos con la forma física adecuada por no haber hecho un “Plan de Entrenamientos”.

Lo mismo sucede con las ventas: si no haces un plan de ventas, 100% seguro que no lo vas a conseguir, igual que la maratón.

¿Eres capaz de imaginar una empresa donde no se sepa lo que va a venderse ese año? ¿O que no sepan cuantos clientes nuevos van a conseguir? Pues existen, y son muchas más empresas de lo que puedas imaginar.

Lamentablemente, muchas empresas no han profesionalizado su estrategia de ventas, que son su auténtico oxígeno. No tienen un Plan de Ventas mensual ni miden las desviaciones y acciones a realizar. Y esto es el factor que puede decidir si la empresa es viable o tiene que pasar situaciones complicadas, incluso cerrar. 

Afortunadamente, el ejemplo de plan de ventas que incluimos en este artículo te ayudará a implementar tu hoja de ruta comercial de una forma fácil y efectiva en tu empresa. 

 

3. Los beneficios de contar con un plan de ventas efectivo

Lo primero que vamos a conseguir es concretar exactamente qué va a pasar en la empresa en los próximos 12 meses, a nivel económico, de entrada de dinero. A partir de ahí, sabremos qué inversiones somos capaces de hacer, los recursos de los que disponemos, etc.

Siguiendo el ejemplo de plan de ventas que te proponemos en este artículo, seremos capaces de ver la evolución de las ventas y tomar las decisiones necesarias según los eventos que nos encontremos. Todo ello además con tiempo para hacerlo, no llegado al mes 11, cuando ya no tenemos margen de maniobra.

Desglosamos los objetivos del Plan de Ventas en Semestres, Trimestres, Meses, Semanas e, incluso, días. Así conseguiremos tener una detallada lista de tareas para el equipo de ventas y podremos medir el volumen de carga de trabajo real que les estamos asignando.

Y, lo más importante, siguiendo este ejemplo de plan de ventas nos vamos a acercar lo máximo posible a una cifra real del volumen de negocio que es factible conseguir. Si no, llegará el mes 11 y no habremos salido ni una hora a correr, con solo un mes para hacer el maratón. 

4. Pasos previos para crear tu plan de ventas

Antes de seguir este ejemplo de plan de ventas, deberás prestar atención a los pasos previos. Empieza realizando una estimación de ventas anuales y, a partir de aquí, ya podrás seguir el ejemplo de estructura que te proponemos para un plan de ventas coherente y efectivo. Si no sabes cómo realizar un buen pronóstico de tus ventas anuales, ¡esta guía te ayudará a hacerlo paso a paso!  Además, te enseñará a desarrollar un plan de acción completo para que ventas pueda alcanzar sus objetivos. 

Ahora, necesitamos que unas preguntas sean contestadas: con ellas seremos capaces de ir rellenando nuestro ejemplo de plan de ventas. Así partiremos de lo fácil y, poco a poco, iremos añadiendo complejidad al plan.

1. ¿Qué objetivo queremos conseguir?

2. ¿De qué cifra partimos?

3. ¿Podremos conseguirlo con el equipo y recursos actuales?

4. Si somos de fabricación, ¿tendremos capacidad para cubrir los objetivos de venta si estos se cumplen?

5. ¿Con qué presupuesto contamos?

6. ¿Qué software tenemos/necesitamos para hacer el seguimiento en tiempo real?

7. ¿Está formado nuestro equipo de ventas y tienes las herramientas necesarias? Por ejemplo, equipos TIC, folletos, demos o PowerPoints.

Una vez contestadas estas preguntas, ¡estás preparado para seguir el ejemplo de plan de ventas y crearlo paso a paso!

5. Cómo hacer un plan de ventas: ejemplo de estructura 

Ya te explicamos por qué necesitas un plan de ventas y qué conseguirás con ello, ahora, te presento un ejemplo de plan de ventas para crear su estructura paso por fases.

Fase 1: Análisis actual de tu fuerza de ventas 

Definición de cliente o Buyer Persona

Define tu cliente para cada tipo de producto y la manera en que se está realizando la venta actualmente. Si dispones de un Plan de Ventas previo, debería estar ya especificado: tanto pre-venta como venta y posventa. Si todavía no has realizado un buen análisis de tu buyer persona o cliente ideal, aquí te dejamos una guía que te ayudará a completar esta primera parte de nuestro ejemplo de plan de ventas.

Fase 2: Optimización de tu funnel de ventas 

Investiga cómo puedes optimizar el funnel de venta actual para: 

•  Reducir costes
  Aquí nuestro recurso recomendado: 
  Cómo reducir el Coste de Adquisición de nuevos Clientes
•  Aumentar las ventas
  Aquí nuestro recurso recomendado:
  HUG : Cómo potenciar tus ventas digitales con HubSpot
•  Aumentar la satisfacción del cliente
  Aquí nuestro recurso recomendado:
  Masterclass Social Selling

Una vez encuentres la fórmula más adecuada para optimizar tu flujo de ventas, anótalo en tu plan de ventas utilizando KPIs medibles. De esta forma tendrás un plan de acción con los próximos pasos de tu equipo comercial. 

Aunque cada ciclo de ventas es distinto y no existe una fórmula exacta de optimización. Si hay ciertas acciones que te ayudarán a mejorar tus procesos y hacer un uso mucho más eficiente de tus recursos. Encontrar una estrategia a medida para tu proyecto no solo te ayudará a reducir esfuerzos entre equipos sino que te asegurará un gran porcentaje de éxito en tus próximas acciones.

Puedes visitar nuestros servicios especializados en ventas B2B:

Social Selling | Inside Sales | Alineación Marketing y Ventas

Este recurso también será de utilidad. En este webinar enseñamos a automatizar tu proceso de ventas para reducir el esfuerzo de tu equipo comercial y detectar oportunidades de una forma mucho más rápida y eficaz. 

Fase 3: Alineación Marketing y Ventas

Uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas es el de fusionar Ventas con Marketing, con lo que se consigue una gran sinergia. Esto ya lo estoy viendo en clientes con los que trabajo: se logra una empatía recíproca, una mejora de los procesos y un mejor aporte de valor hacia el cliente y su captación.

La alineación de los departamentos de Marketing y Ventas es parte esencial en cualquier ejemplo de plan de marketing. Debemos dedicar todo un apartado a este tipo de acciones que buscan entendimiento y cohesión entre ambos departamentos para que, con menos recursos puedan maximizar sus resultados. 

En este apartado, debes estudiar los procesos de tus equipos. ¿Qué les haría mas eficaces? ¿Qué contenidos podría elaborar marketing que sirvieran al equipo comercial para mejorar sus Ventas? ¿Entrega Marketing buenas oportunidades de negocio o ventas? ¿Los leads no están suficientemente cualificados y ventas pierde el tiempo? 

Este tipo de situaciones son más que habituales. Para darle solución vamos dejarte una  masterclass  donde nuestros especialistas te contarán de una forma sencilla y directa las acciones más efectivas y herramientas necesarias para alcanzar esta alineación.

¡Descarga la Masterclass! 

Fase 4: Cuantifica tu previsión de ventas 

Estamos llegando a las últimas fases para acabar de completar este ejemplo de plan de ventas. En esta cuarta fase, deberás establecer previsiones sobre la cifra asignada de ventas, y sobre cada unidad de negocio / producto.  Hay que realizar el desglose hasta llegar a mes o semana. Es importante tener en cuenta la estacionalidad, si esta nos afecta, los festivos y otro tipo de eventos por zona geográfica, y la duración del proceso de venta.

En nuestro caso, trabajamos con clientes B2B cuyo ciclo de venta es de 24-28 horas, y tenemos otros clientes B2B cuyo ciclo de venta es entre 9 meses y 24 meses. Es un factor que debemos tener en cuenta en nuestro plan de ventas, ya que nos puede hacer variar dramáticamente los números.

Fase 5: Planifica tus recursos de venta

Tenemos que ser realistas sobre la carga de trabajo asignada y ver si van a necesitar algún tipo de apoyo, tanto de recursos humanos en ventas como en administración para acelerar los presupuestos y la documentación para cerrar los contratos, las herramientas informáticas, etc. O si necesitan formación.

En este sentido, uno de los recursos que puede ayudarte a mejorar la productividad de tu equipo comercial  y aumentar tus ventas si tienes un negocio B2B son las plantillas de ventas para comerciales. Este pack de mensajes te ayudarán a contactar con tu cliente potencial y aumentar tu cierre en ventas.

Fase 6: Reunión y puesta en marcha

Reúne a tu equipo para explicarles el Plan de Ventas. Empieza siempre desde arriba: cuál es la estrategia planteada de la empresa, por qué se ha tomado esa decisión… Justificada: todo tiene un porqué y ellos son los que lo van a hacer posible; dales su importancia.

Muestra el plan de ventas que va a hacer posible esos objetivos empresariales. Explica otra vez por qué se ha tomado la decisión de esas ventas y volúmenes por gama, zona, etc. y ahora entra en detalle por vendedor, que quede claro cómo les vamos a ayudar, qué tipo de seguimiento vamos a hacer, etc.

Fase 7:  Medir, analizar y redefinir

Ahora nuestro equipo ya está trabajando, y tenemos que hacer un seguimiento diario y semanal para ver qué ocurre: ¿estamos cumpliendo con los objetivos? Si es que no, ¿por qué? ¿Cuál es la razón? Es posible que tengamos que bajar a las trincheras e ir a visitar con nuestro equipo. Así podremos ver qué es lo que falla, la comunicación con el cliente o la propuesta y solucionarlo lo antes posible.

6. Ejemplo de plan de ventas y resultados en empresas reales

Es hora de recopilar todas las fases que te  hemos enseñado en el apartado anterior en un único documento. Para que puedas inspirarte, aquí te dejamos un ejemplo de plan de ventas.

Ahora que has podido ver un ejemplo de plan de ventas y sabes cómo crearlo paso a paso, queremos que veas los auténticos beneficios que aporta su implementación en equipos comerciales de empresas reales. 

Este equipo comercial pertenece a la empresa Prime Biopolymers. Tras elaborar un plan de ventas, pudimos identificar las próximas acciones de social selling claves para maximizar la captación de clientes en la compañía . ¡Los resultados fueron extraordinarios! 

Marcela Cuadra Azúcar, International Sales en Prime Biopolymers nos lo cuenta:

Como ves, los beneficios de contar con un plan de ventas son infinitos y los resultados que se obtienen tras su aplicación en los equipos comerciales resultan siempre muy positivos. Si te has quedado con las ganas de saber más de este caso real puedes descargar el caso de éxito de Prime Biopolymers.

7. Errores habituales a evitar en un plan de ventas

Para finalizar, te contaremos 5 errores que no debes cometer al completar tu ejemplo de plan de ventas. ¡Toma nota y revisa!

•  Error 1:  Marcar unos objetivos anuales desorbitados que al bajarlos a mensuales son imposibles de realizar: contarte a ti mismo mentiras no hará que se conviertan en realidad y creará un ambiente en tu equipo de todo vale; todos sabemos que es mentira y la moral del equipo caerá.
•  Error 2: No dejar claro qué se quiere conseguir: indicar en el Plan de Ventas el volumen de ventas pero no especificar en cada gama de producto, en cada tipo de cliente, zona, etc. Con una mayor concreción, tu equipo de ventas tendrá más claro dónde tiene que poner el esfuerzo y centrarse.
•  Error 3: No hacer un análisis previo: para poder planificarnos, antes tendremos que tener los datos de la compañía, de nuestro sector, del país y de la región donde operemos. ¿O vamos a poner la cifra que nos apetezca? Si hasta ahora vendíamos 800.000€, ¿es posible crecer a 1.600.000€ este próximo año? Para algunas empresas será literalmente imposible y, para otras, aún será una previsión demasiado baja; depende de los datos que tengamos encima de la mesa.
•  Error 4: No pedir la opinión: tener en cuenta la opinión de las demás personas involucradas es muy importante. Si van a ser partícipes de la ejecución del Plan de Ventas deben sentirse parte activa de la toma de decisiones.
•  Error 5: Diseñarlo de arriba a abajo: el Plan de Ventas se basa en el Plan Estratégico de la compañía. La importancia que tiene es que, con los beneficios conseguidos, es como se van a cubrir las necesidades de las diferentes áreas de la empresa, formación, inversiones, etc. y no al revés. Es fundamental evitar la creación de un volumen estimado de ventas que nos suene bien y después intentar cuadrar los números de la empresa.

¡Esperamos que este ejemplo de plan de ventas te haya sido muy útil! En Connext, somos expertos en el sector y podemos ayudarte o enfocarte a crear tu propio plan de ventas con la obtención de resultados empresariales y cumpliendo tus objetivos.