Qué es un pipeline de ventas, ejemplos y plantillas

Si te preguntas qué es un pipeline de ventas y tu objetivo es generar nuevas oportunidades de negocio en tu empresa, has dado con el artículo correcto.

¿Por qué es importante? Un pipeline de ventas tiene la capacidad de ofrecernos un alto control y visibilidad de negocio. Desde CONNEXT, agencia de marketing B2B, te explicaremos qué es un pipeline comercial, cómo crearlo paso a paso y cómo gestionarlo con una metodología adecuada. También te daremos a conocer algunas herramientas de trabajo recomendadas para equipos comerciales. 

¡En este vídeo te hacemos un resumen! Haz clic :)

1. Qué es un pipeline de ventas?

Según HubSpot, el pipeline de ventas es una representación visual del recorrido de los compradores que abarca todos los procesos de ventas. Incluye ciertas acciones específicas para cada negocio y producto.

Es decir, en el pipeline de ventas encontramos plasmados en un dashboard (o tablero) alto control y visibilidad de negocio. por los que pasa y avanza un contacto. Desde ser un lead de marketing hasta convertirse en un lead de ventas y, una oportunidad, hasta finalmente ser una venta. 

¡Pero no solo existe un tipo de Pipeline de ventas! Cada modelo de negocio presenta un tipo de pipeline distinto. Sus etapas deben estar adaptadas a su proceso de ventas y recorrido del comprador en cada empresa.

Por ejemplo, un pipeline de ventas para un negocio B2B siempre será distinto a uno B2C. Por lo general, el proceso de decisión de un comprador B2B es más largo  porque entran en juego más intermediarios y suelen ser decisiones más meditadas y menos impulsivas. Una de las preguntas que debemos hacernos al construir nuestro pipeline de ventas es: ¿qué pasos suele recorrer mi comprador hasta llegar a la venta?

¡Cuidado! No confundas pipeline de ventas con funnel de ventas.

Diferencias entre Pipeline de ventas y Funnel de ventas

Un funnel de ventas nos mostrará de forma gráfica y numérica la conversión de nuestros contactos cada vez que avanzan de fase a lo largo de todo su proceso de compra. Por ejemplo, podríamos ver cuántos MQLs (Marketing Qualified Lead) pasan a ser Oportunidades para el equipo comercial. 

•  Puede que te resulte interesante: Gestión de leads en marketing: herramientas y cualificación
  
  Así se vería un funnel de ventas: 

En cambio, un pipeline representa de forma visual las distintas etapas que debe recorrer este contacto para pasar de  oportunidad a cliente. Es decir, se centra en el recorrido que realiza el comprador una vez inicia el proceso comercial.

Seguro que ya te imaginas que es un pipeline de ventas, pero para que puedas verlo más claro aquí tienes un ejemplo: 

1.1  Por qué es importante un pipeline en ventas?

El pipeline de ventas es esencial para que todos los miembros del equipo puedan conocer y  comprender la evolución y el estado general de la empresa.

Ten en cuenta que es una herramienta de ventas con alta capacidad de ofrecernos control y visibilidad del negocio. También será de gran utilidad para gestionar el trabajo comercial y conocer la productividad del equipo.

A través del pipeline de ventas podemos conocer:

•  Número de Negocios abiertos
•  Fase en la que se encuentra 
•  Fechas de cierre e inicio de negocio
•  Ingresos asociados y ganancias
•  Responsables comerciales por negocio
•  Eficiencia de cada comercial 
•  Valor promedio en períodos de tiempo determinados (ticket medio)

2. Pasos para crear un pipeline de ventas

 Hay muchas cosas que debemos tener en cuenta para crear nuestro flujo de ventas, pero estos son los pasos indispensables para comenzarlo: 

1. Define las etapas de tu proceso comercial

Debes conocer bien qué significan cada una de las etapas del proceso comercial que deberías tener definidas en tu departamento. 

El significado de cada una de estas columnas, hace referencia a lo siguiente: 

•  Identificación de SQL

Esta es la primera fase del proceso de ventas. Aquí pondremos a los leads de ventas que habremos identificado y con los que hemos comenzado el proceso comercial, siempre y cuando cumplan nuestro Matrix Fit.

•  Llamada de Conexión

Esta será nuestra primera toma de contacto oficial. Es decir, una reunión aceptada por el prospecto conociendo que es para fines comerciales. Nuestro deber en esta reunión es averiguar el BANT. Si no tenemos esta información o la tenemos, pero no cumple con nuestros criterios, seremos nosotros quienes dejemos de dedicarles tiempo. 

•  Exploratoria

Sólo avanzarán a esta columna los deals que hayan pasado nuestro BANT. En esta ocasión debemos de encargarnos de conseguir toda la información posible y, sobre todo, de comprender sus necesidades y objetivos para poder crear una primera aproximación sobre cómo nosotros se lo podemos solventar con nuestros productos o servicios. 

•  Goal Setting

Presentación de la primera aproximación de propuesta. Nos centraremos en explicar bien qué es lo que queremos ofrecerle y por qué encaja con lo que buscan o necesitan. Este será el momento de discutir la negociación y ver si hay que realizar modificaciones hasta tener la oferta final. 

•  Propuesta Presentada

Pasaremos el deal a esta etapa una vez hayamos presentado la propuesta final, sabiendo que tiene el visto bueno de nuestro potencial cliente. Aquí ya tendremos definido el contrato. 

•  Ganado 

Etapa para todos los negocios que se hayan cerrado y se hayan convertido finalmente en una venta. Deberá estar puesta la cantidad de cada uno de los contratos para conocer cuál está siendo nuestro resultado general. 

•  Perdido

Esta fase vale tanto para las propuestas presentadas que no se han ganado, como para cualquier deal que haya dejado de mostrar interés durante el proceso y sepamos que no tenemos nada que hacer con ellos. Además, de para aquellos negocios en los que nosotros hayamos tomado la decisión de no avanzar.

Antes de empezar, descarga este recurso.  Te ayudará a entender a tu Buyer Persona y definir su proceso comercial: 

2. Identifica los porcentajes de la evolución de los leads de una etapa a otra

Este paso será importante para tener una buena analítica posterior de los datos. A través del panel de ventas podrás verificar el progreso de tus cuotas de ventas B2B, las tendencias mensuales en actividades de ventas clave, y el valor y estado general de tu pipeline.

Aquí te muestro un ejemplo de configuración de pipeline en la herramienta HubSpot:

Si te está interesando este artículo, puedes ampliar información descargando esta guía. En ella explicamos cómo hacer un pronóstico de ventas y un plan comercial en digital para cumplirlo. Tener bien definido el pipeline de ventas es fundamental:

3. Crea un embudo de ventas

Asegúrate de que esté bien definido para saber cuántos leads necesitas en cada etapa para conseguir tus objetivos comerciales. 

En este artículo te enseñamos a crearlo paso a paso: Qué es un funnel de ventas y cómo crearlo

4. Define tareas a realizar en cada una de las fases

Puedes asignar tareas fijas para cada una de las etapas de tu pipeline de ventas. Así cada vez que un negocio avance de fase, se lanzará un recordatorio al equipo comercial para que empiecen a realizar las tareas asignadas para esa fase.

¡Actuar rápido puede incrementar de forma notable el cierre en ventas!

Este es un ejemplo de la configuración tareas en HubSpot: 

5. Revisa y limpia periódicamente tu pipeline 

Más adelante en este artículo te contaremos algunos tips para gestionar de forma correcta y eficiente tu pipeline de ventas

3. ¿Cómo definir tu pipeline de ventas?

Lo que no puedes olvidar es que las etapas de tu pipeline, deben coincidir con las fases del comprador. Esto te ayudará a registrar los progresos de tus leads y calcular la estimación de las ganancias.

Las 3 fases del proceso de compra son:

4. ¿Cómo gestionar tu pipeline de ventas?

Una vez configurado tu pipeline de ventas, es hora de gestionarlo. Gestionar un pipeline es tan importante como su creación. Cada comercial deberá cumplir con las tareas que se índica en cada una de las fases para tener un pipeline limpio y con datos fiables.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a gestionar de forma ordenada tu pipeline de ventas: 

•  Actualiza tu pipeline. Un pipeline de ventas siempre debe estar en funcionamiento. Si la mayor parte de tus negocios están parados en etapas de negociación, ¡es hora de prospectar! Busca nuevos negocios para reactivar tu pipeline. Si tu primera columna siempre está llena, será una buenísima señal.
•  Crea una hoja de ruta comercial para el tratamiento de los contactos. Es muy importante que entre los equipos de Marketing y Ventas se pongan en común instrucciones y tareas para llevar un tratamiento de leads correcto y estandarizado. Por ejemplo: Cada oportunidad recibirá un impacto comercial personalizado al pasar a la segunda fase del pipeline y se establecerán determinadas propiedades de contacto.
  
  
  

•  Mantén la limpieza de tu pipeline

Para obtener una radiografía del estado de tu negocio 100% fiable, es importante que tus datos sean correctos y estén limpios. Esta limpieza empieza desde el minuto uno y por eso es importante que todos los comerciales realicen un buen uso del pipeline de ventas y cumplan rigurosamente con las instrucciones.

•  Actualiza siempre el estado de tus negocios para que el pronóstico calculado de tus ventas sea verídico. Si un negocio no contesta a llamadas, correos y lleva mucho tiempo parado en una fase, muévelo a perdidos para reorientar la previsión de ingresos. 

5. Herramientas para crear tu pipeline de ventas

Lo más importante para crear tu pipeline de ventas es el planteamiento, para esto debes tener muy claro tu buyer journey y su proceso de decisión.

Para plantear el pipeline de ventas no te hace falta una herramienta pero para ponerlo en marcha sí. Nuestra recomendación es que elijas una plataforma intuitiva, fácil y completa para el equipo comercial. Al fin y al cabo, el pipeline será el centro de tu negocio y su gestión puede determinar la adquisición de más oportunidades comerciales.

En Connext, utilizamos HubSpot y a continuación vamos a contarte porqué es perfecta como herramienta para tu pipeline de ventas.

5.1 Las ventajas del Sales Pipeline de Hubspot

El Sales Hub de HubSpot incluye la edición y posibilidad de gestión de un Pipeline de Ventas. HubSpot es una de las plataformas de creación de pipelines más completas del mercado.

Sus funcionalidades nos permiten realizar de forma fácil y automática, pronósticos de ventas sobre nuestros negocios, calculando nuestra probabilidad de éxito o fracaso. Estas son algunas de sus ventajas:

Pipeline personalizado: Ad-hoc. Sus funcionalidades de personalización son infinitas. HubSpot te permite crear un pipeline completamente adaptado a tu proceso comercial.  Puedes agregar, editar o eliminar tantas etapas como desees. 

Interfaz intuitiva y fácil de utilizar: Arrastrar y soltar. Este es el sistema para mover a cada negocio por las diferentes etapas. Los comerciales pueden aprender a utilizarlo y gestionarlo de forma rápida, sin necesidad de contar con un equipo de IT para su configuración. 

En este vídeo Marcos García, responsable de negocio en Connext y María Dómine, Senior Channel Consultant & Team Lead en HubSpot, te cuentan  las ventajas de HubSpot para este módulo. También podrás conocer la experiencia de otras empresas en su primer contacto con un nuevo pipeline en la herramienta.

Creación de transacciones nuevas de forma automática: Al crear un negocio, no hará falta que rellenes todos los datos de nuevo. HubSpot de forma automática los autocompletará para que dejes de perder tiempo en tareas mecánicas. 

Analítica avanzada. Los reportes sobre el pipeline de HubSpot no solo nos permiten realizar previsiones sobre nuestras ventas, también nos permite medir el rendimiento de nuestro equipo comercial. También podrás identificar en qué parte de tu pipeline se encuentra la mayor parte de tus ingresos y en cuál menos. De esta forma podrás tomar decisiones de negocio para mejorar la eficiencia de tus próximas ventas.

¿Te quedan dudas sobre HubSpot? Hemos preparado este descargable para que conozcas la suite completa del software y todo lo que ofrece! Descárgalo aquí:

6. Ejemplo pipeline de ventas

Muy bonita la teoría, pero lo que realmente te importa es llevarlo a la práctica, ¿verdad? 

Encontramos 7 columnas dentro de nuestro flujo de ventas. Las 5 primeras, contando desde la izquierda, son para cada una de las etapas del proceso comercial y las 2 últimas, para el resultado. Es decir, si hemos ganado al cliente o no. 

Nuestros deals o negocios creados (Ej: Empresa A), tendrán que comenzar siempre desde la primera columna: Identificación de SQL. Según vayan avanzando en el proceso comercial, irán pasando de columna hacia la derecha. 

De este modo, tendremos una panorámica realista de nuestra situación, podremos calcular nuestras métricas, ver dónde somos más fuertes, dónde tenemos que mejorar, …y, lo más importante, seremos conscientes en todo momento de si estamos cumpliendo nuestros objetivos o no. 

7. Tips para mejorar tus ventas b2b

Los tips que te podemos dar para que el pipeline te pueda ayudar a mejorar tus ventas B2B son estos:

•  Tener tareas definidas en el flujo de ventas
  De esta manera todos los comerciales sabrán qué hacer en cada etapa y, todos realizarán el mismo trabajo. De este modo habrá organización y no habrá errores.

Por ejemplo ¿cómo van a generar los equipos de ventas nuevos contactos? La generación de demanda outbound debería tener su propio procedimiento. En este descargable te damos algunas de las plantillas (copys y mensajes) que utiliza nuestro equipo comercial para generar nuevos contactos desde LinkedIn. ¡Descárgalo! 

•  Poner límites
   Esto ayudará al equipo a saber qué tiempos deben manejar, en qué pueden ceder o no, pero sobre todo, cuándo desechar un deal para que no nos haga perder el tiempo.
•  Guardar los negocios que no estén en el momento de oportunidad
  Hay prospectos que no están en el momento, es decir, puede ser que no tengan todavía presupuesto o que no estén preparados para un proyecto así, pero que sean muy interesantes. Estos los mandaremos a la columna de perdidos, pero deberemos tenerlos en el punto de mira para que cuando estén preparados, atacar de nuevo.
•  Tener distintos pipelines
  Cada comercial puede tener el suyo propio según sea su proceso comercial y sus objetivos, así podrán llevar ellos su propia rutina. Eso sí, siempre deberá haber uno principal para plasmar todos los resultados del departamento y saber si se están cumpliendo los resultados esperados.
• Tener unas KPIs definidas y establecidas
  Así se podrá tener un control absoluto para cada una de las fases, lo que nos permitirá hacer desviaciones o mejoras en caso de no tener buenos resultados. Y, también nos ayudará para poder hacer previsiones para trimestres o años posteriores.
• Tener un buen CRM
  Que nos permita llevar el manejo de nuestros deals y nos permita automatizar o semi automatizar tareas. De esta forma ahorraremos mucho tiempo y todo el equipo tendrá accesibilidad sobre lo que está pasando.

¿Suena interesante? Te invitamos a conocer un caso de éxito en ventas digitales. La empresa Prime Biopolymers trabajó con CONNEXT en una metodología de trabajo comercial en digital, que incluía consultoría, formación en Social Selling y el desarrollo de una campaña integrada en la estrategia de ABM. ¡Dentro vídeo!

Quizás te interese: Cómo optimizar tu proceso de ventas b2b

Ahora que ya conoces qué es un pipeline de ventas sabrás que hay muchos motivos por los que deberías implementarlo dentro de tu empresa. Tiene beneficios para tu equipo comercial y para tu negocio.

Gracias al pipeline de ventas podrás dar visibilidad a una metodología de trabajo, con la que podrás observar y medir resultados. También podrás tener una trazabilidad sobre qué es lo que está ocurriendo en tu departamento de ventas y cómo evolucionan tus deals. Podrás conocer tus puntos fuertes y tus puntos débiles, etc...

¿Cómo podemos ayudarte desde CONNEXT?

•  Consultoría. Te ayudamos a identificar las fases de tu pipeline de ventas y definir una metodología de trabajo de ventas en digital. Especialmente, para empresas que están definiendo sus procesos o digitalizándolos.
•  Consultoría y Onboarding de HubSpot. No sólo te ayudamos a definir el proceso, sino que lo implementamos en tu HubSpot para que tu equipo pueda empezar lo más rápido posible a trabajar con una nueva metodología en digital. 
•  Formación. Si prefieres trabajar de manera autónoma pero necesitas un punto de partida, podemos formarte para que tú seas quien defina el proceso de ventas de tu empresa y lo implemente en HubSpot. 

¿Te parece interesante? ¿Suena como el próximo paso que darás en tu empresa para mejorar el rendimiento del departamento comercial? Contacta con nuestro equipo y encontraremos la mejor fórmula para ti y para tu proyecto.