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Cómo integrar Salesforce con Hubspot

14/11/2018

Integrar Salesforce con HubSpot no sólo trae grandes oportunidades para marketing y ventas, también es la mejor manera para centralizar toda la información sobre oportunidades de ventas y clientes generada por ambos sistemas. Es la boda perfecta entre dos departamentos que, en muchos casos del sector industrial, trabajan por separado.

Si estás pensando convertir al departamento de marketing y ventas en aliados, no solo es necesario unificar sus estrategias y objetivos, también necesitas las plataformas adecuadas para que el trabajo sea lo más óptimo posible.

Así que para empezar una integración, la colaboración entre marketing y ventas será fundamental para aumentar las oportunidades de ventas y conquistar nuevos mercados.

 

¿Qué necesito para integrar Salesforce con HubSpot?

¡Alto aquí! Si no cumples con estos requisitos será imposible realizar la integración de Salesforce con HubSpot.

  1. ¿Tienes una suscripción Professional o Enterprise de HubSpot?
  2. ¿Tienes permisos de administrador en HubSpot?
  3. ¿Tienes una cuenta Professional, Enterprise o Unlimited de Salesforce?
  4. ¿Eres administrador de Salesforce de nivel superior y acceso a la API?

Si la respuesta a estas preguntas es positiva, entonces puedes seguir leyendo el artículo. Si la respuesta es negativa, te recomendamos que sigas la lectura por este artículo de Inbound Sales.

 

Algunas consideraciones antes de empezar

Si cumples al pie de la letra las cuatro preguntas anteriores, entonces estás listo para realizar la integración. Antes de comenzar, ten en cuenta lo siguiente:

El conector solo permite que HubSpot funcione con una instancia de Salesforce, aunque puedes trabajar con dos instancias de HubSpot con una instancia de Salesforce.

Un contacto se sincronizará constantemente en la integración de ambos sistemas y esto puede gastar hasta 4 llamadas (puede variar) a la API. Toma en cuenta que tendrás un número limitado de llamadas a la API.

Puedes trabajar en un entorno de pruebas, esto debes asegurarte de marcarlo en la primera página de sincronización de HubSpot con Salesforce.

 ¡No dejes de leer!: Beneficios de la integración entre CRM y Marketing de automatización

 

Paso a paso para integrar Salesforce con HubSpot

En el panel de HubSpot accede a tu Menú de Cuenta > Integraciones

El conector solo permite que HubSpot funcione con una instancia de Salesforce aunque puedes trabajar con dos instancias de HubSpot con una instancia de Salesforce.

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Selecciona el botón de Navegar y conectar, busca Salesforce y clica sobre Ver Integración.

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Estarás ahora en el panel de conexión de Salesforce para HubSpot y los siguientes pasos serán guiados a través de una intuitiva plataforma. ¡Iniciamos sesión en Salesforce!

Empezaremos con el proceso de configuración de Salesforce en esta plataforma para realizar la conexión.

 

1. Primeros pasos de la configuración

- Selecciona la edición de Salesforce que utilizas, puedes revisar en tu menú de Salesforce la edición.

- Confirma que tienes todo el acceso necesario que vimos en este punto para realizar la configuración completa.

- ¿Quieres comenzar en un entorno de pruebas? El entorno de pruebas de Salesforce no tiene el mismo funcionamiento que el entorno de producción. Selecciona No en esta pregunta.

- Ingresa a Salesforce y busca cuántas licencias (seats en inglés) tienes. Para ello, ingresa en el menú de navegar de Salesforce, haz clic en tu nombre > Configurción > Resumen del sistema. En la parte inferior de este apartaro aparecerá el número de licencias. Ingrésalo en en panel de conexión de HubSpot y sigue adelante.

- El siguiente punto te aparecerá el número de llamadas a la API aproximado que ha calculado HubSpot según el número de licencias de Salesforce que tienes. Si no estás conforme con el número mostrado, siempre puedes modificarlo en la casilla.

 

2. Configuración de Salesforce en el panel

Una vez confirmados todos los primeros pasos de la configuración, nos arremangamos la camisa que empezamos con la configuración de la conexión de ambos sistemas.

- Vamos a instalar una parte de HubSpot en Salesforce y viceversa. Para ello, tendrás una guía a mano que te ayudará en la instalación del paquete de HubSpot. Descárgatela y síguela al pie de la letra, una vez lista la instalación. Confírmalo en el panel de integración.

- Ahora introduciremos el código de seguridad (token) de Salesforce. Puedes encontrarlo en tu bandeja de entrada, ya que tendrás un correo electrónico de cuando realizaste la configuración de la cuenta. Si no lo encuentras, siempre tienes la opción de restablecerlo en Salesforce pero, ¡ojo! Si tienes otras integraciones no te olvides de actualizar tu código de seguridad en donde hayas utilizado el original.

 

3. Módulo Visualforce

Para aprovechar todas las posibilidades de la instalación, te recomendamos que agregues el módulo de Visualforce. Este módulo te proporcionará una ventana sobre el registro de tus contactos, lo que te permitirá acceder a la información de oportunidades de venta.

Tendrás a mano una guía para realizar esta instalación.

 Pss... pss... Quizá tu CRM sea demasiado complejo para tu equipo

 

4. Configuración de HubSpot en Salesforce

En este paso conectaremos Salesforce con HubSpot. Simplemente necesitamos introducir el nombre de usuario y contraseña de Salesforce, ya que aparecerá el código de seguridad de Salesforce arrastrado de pasos anteriores. Con los tres campos rellenados, llegó el momento de hacer clic y Conectar cuentas.

Al aparecer el mensaje “Tus cuentas se conectaron correctamente” podrás presionar Continuar y seguir en la integración.

 

5. Configuración de la conexión

Salesforce y HubSpot ya se comunican entre sí y pueden verse. La integración ya está en marcha y el siguiente paso será configurar la información que deseas que esté integrada y sincronizada.

Durante el proceso te aparecerán dos preguntas clave, a las que te aconsejamos que respondas con un ‘Si quiero’. Las preguntas son sobre la sincronización de cuentas de y la sincronización de oportunidades calificadas en Salesforce.

 

6. Sincronización de la actividad en HubSpot

Toca decidir si deseas que la integración cree una actividad de Salesforce cuando se envíe un formulario en HubSpot, y si deseas crear una actividad cuando se abre un correo electrónico. Marca las casillas que sean convenientes para tu estrategia en común con Marketing y ventas.

Por último, en este paso deberás confirmar si deseas sincronizar las tareas asociadas a los contactos y engagements de HubSpot.

 

7. Limitación de contactos

¡Ya casi estamos listos! Aquí podrás limitar la sincronización de contactos. Es posible que no todos los leads que entran a través de un formulario sean una oportunidad para ventas, por eso, aquí podrás decidir los criterios que un contacto debe cumplir para sincronizarse entre HubSpot y Salesforce. Esta limitación podrás realizarla mediante una lista inteligente, por ejemplo, utilizando una lista para Sales Qualified Leads. Este aspecto siempre podrás volver y cambiarlo.

 

Y… ¡voilà! Ya estamos listos

Este es el último paso podrás repasar todas las decisiones de la configuración y editar aquello que quieras cambiar. Cuando estés listo, selecciona el botón Encendido y haz clic en Continuar.

Podrás realizar un test creando un contacto de prueba y comprobar la integración de ambos sistemas. Como punto final, tendrás la opción de importar los contactos existentes o personalizar tu integración.

 

Limitaciones de la integración de HubSpot y Salesforce

En toda integración existen limitaciones o incongruencias que te encontrarás al trabajar. Aquí te comentamos algunas limitaciones a tomar en cuenta que hemos descubierto con nuestra experiencia:

  •  Las integraciones de software no van a reemplazar las integraciones inexistentes entre marketing y ventas. El punto más importante y elemental. No realices una integración si tus equipos de marketing y ventas no trabajan en conjunto.
  •  Toda integración de software traerá problemas de integración de datos.
  •  Aunque queremos unir los dos software en uno, no toda la información podrá ser integrada. Por eso debes decidir qué información es importante para la integración.
  •  Diferencias de lenguaje y definiciones. La nomenclatura lo es todo para ambos sistemas, toma en cuenta que un contacto podrá ser una cosa en HubSpot y en Salesforce ser otra.

 En todo caso, integrar HubSpot con Salesforce te traerá nuevas aventuras de automatización y ayudará a que los departamentos de ventas y marketing trabajen mejor alineados.

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