Aumentar el rendimiento de los departamentos de Marketing y Ventas requiere de una metodología de trabajo eficaz, sólida y en muchas ocasiones, automatizada.
Conoce en nuestro artículo todo lo que necesitas saber sobre los workflows: la herramienta de trabajo por excelencia para conseguir que tus acciones de negocio consigan resultados, optimizando tiempo y recursos.
¡Disfruta de la lectura!
¿Qué es un workflow?
Un workflow consiste en la automatización de una serie de procesos de trabajo con el objetivo de lograr una metodología de trabajo más eficiente para los departamentos de marketing y ventas.
En el sector del marketing, los workflows están estructurados en su mayoría por una serie de acciones que cumplen unos patrones determinados: por ejemplo, para que un workflow empiece a funcionar, siempre debe contar con una activador que desencadene dichas acciones automatizadas.
Ejemplos como: el usuario acaba de rellenar un formulario, se ha descargado un contenido premium, se ha inscrito a nuestro próximo evento como un webinar…
Así, a continuación veremos más en desglose todas las características que conforman un workflow, sus distintas opciones y por qué es importante configurarlo correctamente teniendo en cuenta las características de nuestros usuarios y sus interacciones con los distintos elementos descargables de nuestra página web.
Tipos de workflows más utilizados
Una vez explicado qué es un workflow debemos atender a sus diferentes tipologías. Existen muchos tipos de workflows en función del sector, objetivo y usuarios a los que vayan dirigidos.
Por ello, a continuación nos centraremos en los tres tipos de workflows más utilizados por los departamentos de marketing y cómo te pueden ayudar estos procesos a generar mayores oportunidades de negocio.
1. Workflow de cualificación
Si estás familiarizado con conceptos de marketing digital, seguramente te resulten conocidos los siguientes términos: Lead, MQL y SQL.
Un lead es todo aquel contacto que ha rellenado el formulario de nuestra página web y automáticamente ha entrado en nuestro CRM.
Por otro lado, un MQL es un lead calificado por marketing. Es decir, un contacto que cuenta con una serie de características que le hacen estar más cualificado y, por tanto, más cerca del embudo final de ventas.
Del mismo modo sucede con el SQL, un lead calificado por ventas y que, siguiendo los pasos de su antecesor, es un contacto que se encuentra todavía más preparado para un primer acercamiento comercial.
¿Por qué son importantes los workflows de cualificación?
Estos flujos de trabajo nos permiten clasificar automáticamente a los contactos que entran, tenerlos agrupados en listas y poder asignarlos automáticamente a alguno de nuestros miembros del equipo de Ventas.
Si ponemos un ejemplo a nivel de cualificación, el CEO o director de negocio de una empresa objetivo es un lead de alto valor. Gracias a los workflows de cualificación, podemos asignar dicho contacto a un miembro de nuestro departamento de ventas para que inicie su estrategia comercial.
Este proceso de automatización es muy útil cuando nos encontramos con un número de nuevos leads bastante alto al mes, gestionando así nuestro departamento de ventas.
2. Workflow de maduración
Los workflows de maduración tienen como objetivo principal hacer avanzar a nuestro contacto a través del embudo. Lo entenderemos mejor con el siguiente ejemplo:
No todos los leads que se hayan generado con nuestra estrategia de marketing, ya bien sea porque se han descargado una guía o porque van asistir a nuestro próximo webinar, van a estar en un momento ideal de compra.
Algunos de ellos pueden estar todavía muy “fríos”. Por ello los workflows de maduración, también conocidos dentro del proceso de Lead Nurturing, van tener como objetivo nutrir a nuestros contactos.
¿Cómo? Con el envío estratégico de una serie de correos, atacando a sus puntos de dolor con nuestros servicios / soluciones. Para ello es imprescindible contar con una buena calidad de contenidos que nos ayuden a acercar al cliente al objetivo que queremos conseguir.
3. Workflow lead scoring
Los workflows de lead scoring son una parte integral de cualquier campaña de automatización de marketing. Se trata de una técnica para asignar valores numéricos a las fuentes de clientes potenciales y, a continuación, clasificarlos en función de ese valor para que las ventas y el marketing puedan dar prioridad a los clientes potenciales de alta prioridad.
La razón por la que las empresas utilizan el lead scoring es que es una forma de cuantificar el nivel de interés de los prospectos o clientes potenciales y luego utilizar esta cuantificación para el envío de mensajes dirigidos en el momento adecuado, lo que ayuda enormemente a convertir un lead en un posible cliente y oportunidad para el departamento comercial.
Cuando se implementa un sistema de lead scoring, en este caso mediante la automatización de los workflows, toda la organización de nuestra estrategia se vuelve más productiva.
Las puntuaciones que otorgamos a nuestros leads se basan principalmente en la actividad e interacción con nuestra página web, la información del propio cliente, así como las descargas de nuestro diferente tipo de contenido.
Así, el objetivo de los workflows de lead nurturing consiste en realizar un seguimiento de los clientes potenciales a medida que se acercan a una conversión, adaptando su estrategia de marketing y sus comunicaciones a lo largo del camino.
El papel del workflow y su importancia para una estrategia de marketing y ventas
Tras analizar las diferentes tipologías de workflows tenemos clara una cosa: sea cual sea el objetivo de tu empresa, poner en marcha esta estrategia trae consigo múltiples beneficios. Destacan:
- Mejorar el ROI de las campañas de marketing: conseguimos más conversiones a un coste inferior
- Aprovechar al máximo la información de nuestros contactos
- Ahorramos recursos: gracias a las campañas automatizadas ahorramos tiempo y energía
- Nos permite ver de manera clara todo el proceso de marketing y optimizar los flujos de trabajo para saber qué está ocurriendo en cada momento
- Permite un nivel muy alto de segmentación y personalización, con el consiguiente incremento de la eficacia.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de automatizar el flujo de trabajo
Ahora que ya conocemos los diferentes tipos de worfklows que existen en las estrategias de marketing y ventas, debemos poner especial foco de atención en su configuración.
A continuación te mostramos los cinco aspectos más importantes en los que debes de fijar las bases de tus estrategias de workflows sea cual sea tu objetivo final.
1. Buyer Persona: ¿a quién nos dirigimos?
Saber a quién nos estamos dirigiendo con dichas acciones es indispensable para crear estrategias de marketing automatizadas y eficientes.
Una buena estrategia, en especial para los workflows de lead nurturing, debe estar centrada en los puntos de dolor del buyer persona, resolver sus posibles dudas e inseguridades y darle la información e incentivos necesarios para acercarse a la decisión de compra.
¿Conoces al cien por cien a tu cliente potencial? ¿Cuáles son sus problemas y aspiraciones, qué fuentes de información consume?
¿Cuáles son los perfiles de Buyer Persona ideales para empresas industriales?
2. Definir objetivos
Puede parecer algo básico, pero es de vital importancia que tengamos claro el objetivo principal que se quiere alcanzar con una estrategia sólida de workflows.
¿Tenemos una BB.DD muy extensa sin cualificar correctamente? Una buena opción podría ser optar por llevar a cabo una estrategia de lead scoring.
Si por el contrario lo que necesitamos es hacer avanzar a nuestros leads a través del embudo, madurándolos para que se encuentren en un punto más cercano al proceso de compra, una estrategia de lead nurturing siguiendo una buena auditoría de nuestros contenidos principales es una gran opción.
En definitiva, un workflow puede tener diferentes objetivos en base al estado de nuestra estrategia:
- Nutrir a nuestros contactos: Cuándo queremos nutrir a nuestra BBDD, buscamos a través de una comunicación continua ofrecer contenidos de valor, invitaciones, o comunicaciones personalizadas con las que ayudar a nuestros contactos a recorrer el camino hacia la venta.
- Realizar acciones específicas: solicitar un demo, contratar un free trial, solicitud de una cita comercial… Por eso personalizamos y trabajaremos mensajes que se enfoquen siempre en la realización de esa acción.
3. Estructura las bases de tus workflows
Como hemos hablado, los workflows son una serie de tareas automatizadas. Por ello es importante prestarle atención a los siguientes aspectos:
- Activación o trigger: ya tienes pensado el workflow a trabajar pero ¿cuál será la acción que determine su ejecución?
- Identifica las tareas o actividades que van a componer el workflow: en el caso del lead nurturing; los contenidos a compartir y con los que interaccionar. En el caso del lead scoring; las acciones y comportamientos que van a determinar la puntuación que se le va a otorgar a cada usuario.
- Identificar las necesidades: ¿qué elementos tendremos que crear para dar forma a nuestro workflow? (Emails, vídeos, contenidos premium)
- Identificar y asignar correctamente el tiempo de duración de las tareas, el tiempo de espera entre una comunicación y otra con el usuario y el tiempo total del workflow con cada una de sus acciones correspondientes.
4. Asegura su funcionamiento: realiza pruebas
Una vez desarrollado todo el flujo de trabajo, debemos realizar alguna prueba con algunos de nuestros contactos internos para asegurarnos de que funciona todo correctamente.
¿Es el trigger el adecuado? ¿Se están cumpliendo los tiempos de envío entre una comunicación vía email y las siguientes? ¿Ha sido buena decisión implementar X contenido en la parte principal del workflow? ¿O puede generar mayor interés y objetivos si impactamos con ello más tarde?
Estas son algunas de las tantas preguntas y dudas de vital importancia que pueden surgir con tan solo realizar una prueba.
5. Analiza los resultados
El último paso pero seguramente uno de los más importantes. Cuando tengamos un workflow en funcionamiento, es imprescindible pasado un tiempo poder sacar el prisma analítico para medir los resultados y plantear posibles nuevas acciones correctivas.
¿Se han cualificado correctamente mis leads? ¿Han avanzado satisfactoriamente por el embudo, creando mayores oportunidades de venta al equipo comercial? Analizar los resultados de cualquier acción de marketing que pongamos en marcha es innegociable para poder optimizar nuestro tiempo y recursos y conseguir resultados reales.
Cómo configurar un workflow de marketing con HubSpot
A continuación te explicamos cómo configurar un workflow de manera correcta y eficiente utilizando el CRM de Marketing y Ventas: HubSpot. ¡Atento a todos los pasos! Fácil y sencillo:
1. Configuración inicial
Antes de crear el workflow debemos elegir qué tipo de workflow utilizaremos:
- Un workflow en blanco
- Workflow centrado en una fecha específica
- Workflow centrado en una fecha de contacto
2. Definir objetivo
Cuando buscamos que el usuario realice una acción específica, debemos dejar de impactar en el momento en el que realiza esa acción.
Establece el objetivo específico del workflow para realizar esta automatización.
3. Determinar flujo de trabajo
1. Trigger
Establecer el trigger con el que se activará el workflow de nuestra estrategia de lead nurturing
Este trigger puede sucederse por diferentes razones:
- Propiedades de contacto
- Propiedades de negocio
- Pertenencia a listas
- Envío de formularios
- Correos de marketing
- Llamadas a la acción
- Otros workflows
Este trigger dependerá del objetivo de nuestra estrategia de lead nurturing, como hemos comentado en apartados anteriores.
2.Delays
Los delays tienen como objetivo retrasar las acciones para que sucedan en un determinado tiempo y hora.
Existen diferentes maneras de establecer retrasos:
- Retrasos en días y horas
- Retraso hasta un día específico
- Retraso centrado en una fecha específica
3. Bifurcaciones
Dentro de un mismo workflow podemos añadir condicionantes para que sucedan unas acciones determinadas en cada caso.
4. Asignación de contactos
Como hemos comentado anteriormente, los workflows de cualificación son especialmente interesantes a la hora de poder asignar leads potenciales a nuestro equipo comercial.
Con HubSpot, tenemos la posibilidad de asignar de manera automatizada uno o varios contactos al equipo comercial para su posterior seguimiento.
5. Acciones internas | Avisos
A la hora de configurar en detalle nuestro workflow, HubSpot también nos permite la posibilidad de crear notificaciones internas por correo.
Podemos automatizar avisos al equipo interno de la empresa con el objetivo de tener a todo el equipo con conocimiento de todas las novedades en relación a nuevos contactos.
En Connext somos Partner Platinum de HubSpot, el CRM por excelencia con el que podrás desarrollar y configurar tus workflows de cualificación, maduración y scoring de manera sencilla y efectiva. ¡Contacta con nosotros!
